یک مشتری دیر پرداخت می‌کند، تجهیز مهم خراب می‌شود یا چند روز فروش پایین می‌آید. اگر همه مانده حساب برای خرید بعدی مصرف شده باشد، یک اتفاق کوچک می‌تواند عملیات را متوقف کند. ذخیره نقد برای همین فاصله میان برنامه و واقعیت است.
ذخیره نقد با مانده حساب فرق دارد
بخشی از پول حساب ممکن است برای حقوق، فاکتور سررسیدشده یا تعهد مشخص کنار گذاشته شده باشد. وجه مسدود هم نقد قابل‌استفاده نیست. ذخیره اضطراری را از پول لازم برای پرداخت‌های برنامه‌ریزی‌شده جدا ببینید تا یک مبلغ را دوبار حساب نکنید.
هیچ عدد یکسانی برای همه کسب‌وکارها مناسب نیست. شدت نوسان فروش، زمان وصول، امکان کاهش هزینه و دسترسی واقعی به منابع مالی، نیاز ذخیره را تغییر می‌دهند.
قدم اول: هزینه‌های ضروری را پیدا کنید
حقوق ضروری، اجاره، خدمات حیاتی و حداقل خرید لازم برای ادامه عملیات را بنویسید. همه هزینه‌های عادی لزوماً در شرایط اضطراری ضروری نیستند. از طرف دیگر، حذف خرید کالای کلیدی می‌تواند فروش را متوقف کند؛ پس هزینه ضروری فقط اجاره و حقوق نیست.
| هزینه ضروری فرضی ماهانه | مبلغ |
|---|---|
| حقوق و هزینه نیروی لازم | ۴۰ میلیون |
| اجاره و خدمات ضروری | ۲۰ میلیون |
| حداقل خرید و حمل لازم | ۳۰ میلیون |
| جمع | ۹۰ میلیون تومان |
قدم دوم: سناریوی واقعی بسازید
فرض کنید در سناریوی منتخب شما، دو هفته ورودی نقد قابل‌اتکا ندارید و هزینه ضروری در همین فاصله حدود ۴۵ میلیون است. اگر تعمیر احتمالی تجهیز ۱۵ میلیون برآورد شود، نیاز نقد آن سناریو ۶۰ میلیون می‌شود. این مبلغ هدف نمونه است، نه توصیه عمومی؛ هزینه‌ها هم همیشه یکنواخت در طول ماه پخش نمی‌شوند.
روش دقیق‌تر این است که دریافت و پرداخت را روزبه‌روز یا هفته‌به‌هفته وارد کنید و بیشترین کمبود تجمعی را پیدا کنید. وجهی که قبل از کمبود وصول می‌شود با وجهی که بعد از آن می‌رسد یکسان نیست.
چه چیزهایی را ذخیره نقد حساب نکنیم؟
مطالبه‌ای که وصولش نامطمئن است، موجودی کم‌فروش و اعتبار تأییدنشده جای نقد آماده را نمی‌گیرند. اگر به یک منبع اعتباری تکیه می‌کنید، زمان دسترسی، شرایط استفاده و هزینه آن را مستقل بررسی کنید. وجود وعده تأمین مالی به معنی دسترسی فوری نیست.
ذخیره را تدریجی بسازید
اگر رسیدن یک‌باره به هدف ممکن نیست، مبلغی از نقد مازاد واقعی را در دوره‌های مشخص کنار بگذارید. پیش از برداشت مالک یا خرید غیرضروری، فاصله ذخیره فعلی با هدف را بررسی کنید. محل نگهداری باید با نیاز دسترسی و سیاست خود کسب‌وکار سازگار باشد؛ این مقاله توصیه سرمایه‌گذاری ارائه نمی‌کند.
قانون استفاده و بازسازی
روشن کنید چه اتفاقی اجازه مصرف ذخیره را می‌دهد، چه کسی تصمیم می‌گیرد و بعد از مصرف چگونه آن را بازسازی می‌کنید. استفاده مکرر برای هزینه‌های قابل‌پیش‌بینی نشانه آن است که بودجه یا برنامه نقد نیاز به اصلاح دارد.
هدف را پس از تغییر هزینه، فصل فروش یا شرایط مشتریان بازبینی کنید. برای برنامه پایه، مدیریت جریان نقدی و برای تعهدهای خرید، پرداخت تأمین‌کنندگان را ببینید.
منابع
روش سناریو و اعداد این مقاله نمونه مدیریتی تألیفی‌اند.
